«Quattro aziende sotto lo stesso tetto». Essere in grado di offrire un servizio ottimale ai diversi gruppi d’interesse dell’azienda rappresenta una sfida per i servizi di supporto e il personale svolge questo compito con determinazione.

Previs dispone di una struttura eccezionale e in quanto fondazione, vi fanno capo diverse aziende. Da un lato, troviamo la previdenza, che insieme all’assistenza clienti, rappresenta l’attività principale della cassa pensioni. Dall’altro, gli investimenti patrimoniali, il cosiddetto terzo contribuente, che sono gestiti per i titoli da una gestione del portafoglio interna, analoga a un gestore patrimoniale. Le ben oltre 2000 proprietà immobiliari, a loro volta, sono gestite lungo l’intera catena di creazione del valore per la maggior parte internamente da un team specializzato nella gestione del portafoglio, da un team di esperti in architettura e pianificazione delle costruzioni, nonché da un team di gestione ampliato nel senso di una società immobiliare. E infine, il nostro settore Finanze & controlling, come una società fiduciaria, si occupa del raggruppamento delle numerose contabilità.

Cultura aziendale

I compiti sono tanto diversi quanto le persone che li svolgono, e altrettanto diversi sono i bisogni e le esigenze. In questo contesto, al settore HR, come parte del personale, non si richiede solo di svolgere il proprio lavoro amministrativo per i circa 100 collaboratori dell’azienda, ma anche di operare a livello di cultura aziendale. Grazie al loro impegno, le tre specialiste part-time di Previs assicurano che i superiori ricevano supporto nelle questioni relative al personale e che i collaboratori si sentano in buone mani e siano quindi sostenuti in modo ottimale nella loro prestazione lavorativa. Infine, il team HR, insieme alle formatrici e ai formatori pratici, è responsabile dell’assistenza e della formazione dei nostri cinque apprendisti (tre impiegati di commercio S&A, un impiegato di commercio Immobili, un operatore di edifici e infrastrutture).

Centro di controllo operoso

Il primo biglietto da visita per i nostri clienti è il ricevimento. Due collaboratrici, insieme alla loro capoteam, assicurano che le richieste di chi chiama siano trasmesse il più rapidamente possibile alla persona competente all’interno di Previs. Di tanto in tanto, le nostre responsabili del ricevimento fungono anche da parafulmine, perché con oltre 40’000 assicurati e beneficiari di rendita, 1300 datori di lavoro e oltre 2000 locatari, si può supporre che non tutti condividano sempre la stessa opinione dei responsabili di Previs. Può succedere quindi che questo disaccordo venga comunicato al telefono con parole più forti e non sempre lusinghiere. Nell’ambito della digitalizzazione, il ricevimento ha anche il compito di convertire rapidamente la posta cartacea in arrivo in documenti digitali e di inoltrarla ai collaboratori di Previs responsabili come processo operativo.

Supporto ICT ottimale

La soluzione per affrontare le sfide digitali. Farvi fronte e fornire il supporto necessario è infatti compito dei nostri specialisti ICT. Tre collaboratori assicurano il funzionamento dei programmi molto diversi, specifici per il settore e talvolta molto complessi, senza i quali le nostre attività si fermerebbero. Affinché questa parte «software» funzioni, è necessaria la corrispondente parte «hardware». Per più di quindici anni, abbiamo esternalizzato la maggior parte delle attività a un centro di calcolo esterno. Ciononostante, il monitoraggio e l’ottimizzazione devono essere all’ordine del giorno e gli strumenti dei collaboratori sul posto devono essere pronti per il funzionamento in qualsiasi momento. A questo scopo, disponiamo anche del supporto di una società informatica esterna, che assicura giorno e notte il cosiddetto Onsite Support con almeno uno dei suoi collaboratori. Nella nostra epoca in rapida evoluzione, il management ICT avvia, gestisce e segue continuamente progetti che portano all’ulteriore sviluppo e all’ottimizzazione del nostro ambiente di lavoro. Attualmente, per esempio, stiamo creando i prerequisiti per il funzionamento delle cosiddette soluzioni basate su cloud e stiamo ponendo le basi per la sostituzione di alcuni sistemi centrali.

Coordinamento competente

Infine, il personale è anche responsabile del buon funzionamento degli organi strategici e operativi. A occuparsi di questo è la nostra assistente di direzione. È lei a tenere le fila affinché le riunioni del consiglio di fondazione e della direzione siano efficienti, così come a occuparsi del monitoraggio dei processi aziendali di ordine superiore e degli strumenti normativi. Inoltre, è anche il punto di contatto per i partecipanti ai numerosi seminari di Previs, che si tratti di eventi tenuti in sale seminariali decentrate, come in passato, o di seminari online come durante la pandemia. Per questo, si è già guadagnata internamente la cuffia d’oro come «Miss webinar». Il team è rafforzato dal nostro Management Supporter, che sostiene attivamente i membri della direzione in progetti speciali grazie alle sue spiccate conoscenze economico-aziendali e le sue capacità di «asso di Excel».

Capita spesso che il personale venga descritto come un «freno» o un «peso». Tuttavia, in qualità di Direttore, posso parlare con orgoglio del mio team di collaboratori come di un gruppo molto unito che fornisce soluzioni ottimali per i nostri clienti all’interno di Previs e quindi, come fornitore interno di servizi, contribuisce in modo significativo alla soddisfazione dei nostri clienti al di fuori dalla sede in Brückfeldstrasse 16 a Berna.