«Quatre entreprises sous un même toit». Offrir un service optimal au regard des différents groupes d’intérêts représentés au sein de la Prévis constitue un défi de taille que l’équipe centrale relève avec enthousiasme.

La Previs possède une structure inhabituelle. En tant que fondation, elle regroupe pour ainsi dire plusieurs sociétés, qui sont ventilées en quatre départements. La prévoyance ainsi que le service clients et communication forment le cœur de métier de la caisse de pensions. Ces deux fonctions sont complétées par un troisième pilier: les placements d’actifs. Pour la partie financière, ils sont gérés par une équipe interne agissant comme gestionnaire de valeurs patrimoniales. Pour la partie immobilière, plus de 2’000 biens sont administrés tout au long de la chaîne de valeur principalement par une équipe interne spécialisée dans la gestion de portefeuille, l’architecture et la conception de bâtiments. Une équipe de gestion élargie fonctionnant comme une société immobilière vient compléter cette facette de notre activité. Enfin, notre département finances et controlling veille, à l’instar d’une société fiduciaire, à ce que ces nombreux comptes soient réunis.

Culture d’entreprise

Les missions qui nous incombent sont aussi diverses que les personnes qui les accomplissent – et que les exigences et besoins auxquels elles répondent. En tant que partie prenante de l’équipe centrale, l’équipe RH doit à ce titre non seulement relever le défi que constitue l’accomplissement des tâches administratives en lien avec la centaine de collaborateurs que compte la fondation, mais aussi assumer le rôle qui leur échoit en tant que garant de la culture d’entreprise. Grâce à leur engagement, nos trois spécialistes à temps partiel font en sorte que les cadres soient soutenus en matière de personnel et, vice-versa, à ce que les membres du personnel se sentent solidement accompagnés et bénéficient d’un appui optimal dans leur activité. En collaboration avec les formatrices et formateurs pratiques, l’équipe RH est également chargée de la supervision et de la formation de nos cinq apprentis (trois employés de commerce S&A, un employé de commerce spécialisé dans l’immobilier, un agent d’exploitation).

Interface animée

Pour nos clientes et clients, la réception représente notre première carte de visite. Epaulées par leur supérieure hiérarchique, deux collaboratrices veillent à ce que les demandes des personnes qui appellent soient transmises aussi rapidement que possible à la personne compétente au sein de la Previs. Les collaboratrices de l’accueil jouent aussi de temps à autre le rôle de paratonnerre. En effet, avec plus de 40’000 assurés et retraités, 1’300 employeurs et 2’000 locataires, il serait difficile de présumer que tous abondent dans le sens des responsables de la Previs. Il peut arriver que ces opinions s’expriment un peu fort au téléphone, et pas toujours en termes très flatteurs. Dans le cadre de la transformation numérique, la réception s’occupe également de scanner le courrier arrivé par voie postale et de le transmettre sous forme électronique aux collaboratrices et collaborateurs compétents.

Soutien ICT optimal

Ce qui nous amène au défi que constitue la transition numérique. La maîtrise de celle-ci et la fourniture du soutien nécessaire relèvent de nos spécialistes ICT. Trois collaborateurs s’assurent ainsi que des programmes très différents, parfois très complexes et propres à chaque secteur, fonctionnent correctement, faute de quoi nos activités seraient tout bonnement paralysées. Pour que ces logiciels puissent remplir leur fonction, il est nécessaire de disposer du matériel adéquat. Depuis plus de quinze ans, nous avons externalisé la plupart de ces tâches dans un centre informatique. Surveillance et optimisation demeurent néanmoins de mise. En outre, les outils utilisés sur site par nos collaborateurs doivent être en état de fonctionnement à tout moment. A cette fin, nous faisons également appel au concours d’une société informatique externe, dont au moins un employé est à même d’intervenir sur place de jour comme de nuit. A une époque où tout évolue très rapidement, le management ICT initie, gère et soutient en permanence des projets qui contribuent au développement et à l’optimisation de notre environnement professionnel. A titre d’exemple, nous sommes en train de mettre en place les conditions préalables à l’exploitation de solutions dites «en nuage» et d’établir les bases qui permettront de remplacer certains systèmes centraux.

Coordination compétente

Enfin, l’équipe centrale est également responsable du bon fonctionnement des organes stratégiques et opérationnels, mission plus particulièrement dévolue à notre assistante de direction. C’est elle qui réunit les informations nécessaires à l’efficacité des réunions du Conseil de fondation et de la direction. Elle assure en outre le suivi des processus opérationnels généraux et des outils réglementaires. Elle est aussi la principale interlocutrice des personnes participant aux nombreux séminaires proposés par la Previs. Qu’il s’agisse, comme par le passé, d’événements organisés dans des salles décentralisées ou de manifestations en ligne pendant la pandémie (pour lesquelles le casque d’or de «Miss Webinar» lui a d’ailleurs été décerné en interne). L’équipe est complétée par notre «management supporter», dont l’expertise économique et les qualités de «crack» Excel s’avèrent un soutien précieux.

L’équipe centrale est souvent perçue comme une entité assimilable à un «monstre hydrocéphale» ou comme un «frein opérationnel». En ce qui me concerne, je peux affirmer avec fierté que mon équipe de collaboratrices et collaborateurs forme une unité mue par un engagement commun qui offre des solutions optimales à notre clientèle au sein de la Previs et apporte ainsi, en sa qualité de prestataire de services, une contribution significative à la satisfaction de nos clientes et clients, bien au-delà de la Brückfeldstrasse 16 à Berne.